Elektronski Spletni Arhiv Dokumentov

Kaj je ESAD?

Sistem ESAD, Elektronski Spletni Arhiv Dokumentov, je namenjen za hitro, varno, pregledno in enostavno urejanje, izmenjavo in arhiviranje vseh vrst dokumentov. Z elektronsko izmenjavo in e-arhiviranjem boste bistveno zmanjšati operativne in druge stroške, povezane z upravljanjem dokumentov, izboljšati boste komunikacijo med udeleženci v poslovnih procesih ter s pomočjo naprednih tehnoloških rešitev omogočili kvalitetnejše delo z dokumenti.



Zakaj elektronsko upravljanje z dokumenti?

Dokumenti v papirnati obliki zasedajo ogromno prostora, ki je zelo dragocen in predstavlja velik strošek.

Zakonodaja omogoča hranjenje digitalnih kopij brez ohranjanja izvirnikov.

Dostop do dokumentov mora biti univerzalen – prek spletnih in mobilnih vmesnikov.

Izmenjava dokumentov mora biti transparentna – udeleženci v poslovnih procesih morajo na enoličen in standardiziran način dostopati do dokumentov.

Hitro iskanje dokumentov in informacij prek podrobnih evidenčnih podatkov ter pametnega iskanja po vsebini na osnovi samodejno pripravljenih metapodatkov.

Komu je ESAD namenjen?

Zaradi sodobne spletne modularne zasnove je sistem ESAD primeren za vse tipe podjetij in organizacij. Sistem je na voljo v več različicah glede na vaše potrebe. Če v vaši organizaciji potrebujete predvsem enostaven in varen sistem za izmenjavo dokumentov z udeleženci v vaših poslovnih procesih, potem je za vas prava osnovna Lite različica, ki od vas ne zahteva upravljanja s kompleksnim elektronskim arhivom. Če pa želite v celoti podpreti elektronsko upravljanje in arhiviranje v skladu z najnovejšo zakonodajo, potem bo za vas prava Enterprise različica.

Je elektronsko upravljanje z dokumenti varno?

Vgrajeni varnostni mehanizmi (uporaba SSL enkripcije, digitalnih podpisov, časovnega žigosanja, avtentikacija in avtorizacija uporabnikov prek spletnih certifikatov) ter stalno nadzorovan sistem strežniškega arhiviranja podatkov (dnevne in trajne varnostne kopije, sistem periodičnih dostav varnostnih kopij prek dostavne službe na sedež podjetja) zagotavlja, da bodo vsi vaši dokumenti varno shranjeni.

Pomembna odlika sistema je preprosta dostopnost dokumentov za vse uporabnike kjerkoli in kadarkoli na svetu, zgolj z uporabo spletnega brskalnika.

Je elektronsko upravljanje z dokumenti zapleteno?

Uporaba sistema je izjemno preprosta. Prek določanja različnih nivojev dostopa do sistema je omogočena enostavno uporaba tudi za uporabnike s samo osnovnim znanjem računalništva. To omogoča hitro in enostavno vpeljavo sistema ESAD v vaše podjetje ali organizacijo. Sistem ESAD ima vgrajene tudi mehanizme obveščanja, prek katerih so lahko izbrani uporabniki obveščeni o novih vnosih in spremembah dokumentov v arhivu, prek e-pošte ali SMS sporočil.

Informativna cenovna shema sistema:

Sistem ESAD je na voljo v treh različicah, ki se med seboj razlikujejo po
vključenih funkcionalnostih oziroma zmogljivostih: ESAD EE (Enterpirse Edition), ESAD SMB (Small and Medium Business), ter ESAD LE (Lite Edition). Odločitev za posamezno različico je pogojena s potrebami naročnika; možne so kasnejše nadgradnje sistema na naprednejšo oziroma zmogljivejšo različico.

Funkcionalnost	EE	SMB	LE
Cena postavitve sistema	51.500 €	9.700 €	2.700 €

Cena mesečnega vzdrževanja za GB podatkov = 40 €

* v ceni mesečnega vzdrževanja je všteta tehnična podpora in gostovanje sistema
** pri EE in SMB različicah je potrebno prišteti še morebitne stroške dostave periodičnih arhivov in SMS sporočil
*** navedene cene ne vsebujejo davka na dodano vrednost

Za vse nadaljne informacije vas prosimo da stopite v stik z našim podjetjem.

Brošura ESAD